ビジネス思考

忙しくて時間がない⁈タスクとタイムマネジメントについて考えてみました。

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こんにちは。ゆかです。

 

最近ご質問されたことがありました。

わたし自身も悩みの部分でしたが、今回はわたしがどうやって忙しい中【無い時間】を作っていたのかをご紹介します。

 

今回は【タスク管理とタイムマネジメント】のお話です。

 

このブログは音声でもお聴きいただけます。約17分

 

そもそもタスク・タイムマネジメントとは何?

タスクとかタイムマネジメントという言葉が分からない方のために、これらの言葉から説明からしますね。

 

タスクとは…課せられた仕事。職務。という意味があります。

タスクは自分が今やらないといけない事になります。

 

タイムマネジメントとは…時間当たりの生産性を高める時間管理のことです。

タイムマネジメントはやるべきことに対しての時間配分のことです。

 

『毎日やっているのに忙しくて進んでいない感覚』の人はいませんか?

・毎日頑張っているけど前に進んでいる感覚があまりない

・毎日忙しくてやらないといけないことが全然出来ていない

 

わたしもよく感じていました。

やらないといけないことは分かっているし、やっているけどイマイチ進んでいない感覚になることがあります。

 

こう感じてくるとほとんどの人が、諦めてやらなくなってしまうんですよ。

だけど、ちゃんとタスクと時間管理をやれば成果がでますので、これからのお話を見て【とりあえずやってみる】という感じでやって見てください。

 

タスクと時間は3つに分けられています。

タスクと時間の関係性を知りましょう。タスクと時間には下記のように3つに分けられます。

 

タスク>時間

時間が10時間あって、タスクをこなすのに20時間がかかるような状況です。

頑張っているのに終わっていない感覚になっている人はこのように時間よりもタスクの時間が上回っている状況です。

ほとんどの人が陥っています。

 

タスク=時間

タスクと時間がイコールの人は、毎日スムーズに仕事が出来ているということです。

タスクにかかる時間と使える時間が同じだけ作れるようになると進んでいる感覚が生まれると思います。

 

タスク<時間

タスクよりも時間が多い人は、仕事がちゃんとできていてゆとりがあるということです。

こうなったら、ゆとりある時間をさらに向上できるように新しい事を始めるといいかと思います。

 

最初から一番下の時間のゆとりがある状態を目指すのではなく、最低限2番目の【タスク=時間】をめざして欲しいなと思います。

 

タスク>時間を解決するには?

時間よりタスクの時間が多いという状況を解決するためには、単純に『タスクを減らす』か『時間を増やす』ということになります。

この二つのどっちかしかないんです。

10時間の仕事をこなすためには10時間必要です。これって当たり前のことなんですが、それが出来ていますか?ということです。

 

では、たくさんの方が陥っている【タスク>時間】について細かく見ていきましょう。

 

【タスク>時間】が起こる原因は?

【タスク>時間】が起こる原因としては3つの原因があります。

原因をしることで、この原因に対しての解決法が見えてくると思います。

 

タスクが明確にされていなくて必要な時間をそもそも理解していない

ほんとに片付けるべきものが分かっていないので重要なタスクが終わっていないということです。

やるべきタスクが散らかっていて、目の前にあるタスクだけをこなしているような状態だとタスクは片付きません。

1週間分で良いので何をするべきなのか明確にタスクを出すことです。

 

タスクをこなすための時間がそもそもない

10時間分のタスクがあるのに10時間を作れないということですが、ここは大きな問題ですね。

無駄な時間だったり、もったいない時間を使っていませんか?

今使っている時間がホントに使うべき時間か考えましょう。

 

不要なタスクをがんばっている

毎日行動している中で、それって今絶対必要なタスクなんですか?ってことを頑張っている状態です。

主婦の方だったら、スーパーへ行くとかすべての家事をやるってことです。

掃除をするにしても、今は便利な時代で自動で掃除してくれるものだってあるんです。

不要なタスクありませんか?ってことを再度考えてみて、今やらなくてもいいタスクを捨ててみてください。

わたしは、ネットビジネスを始めた時は、全て自分でやっていた家事の一部は捨てていました。あとからやる時間を取ろうと思って割り切りましたね。

 

【タスク>時間】についの原因が分かったら、続いてタイムマネジメント(時間管理)をする方法についてのお話をします。

 

タイムマネジメント(時間管理)するためには?

タイムマネジメントとはどれだけ時間をブロックできるのかにあるかと思います。。

 

人の時間っていつも誰かに奪われていることが多いのです。

やろうと思ったときに電話がかかってきたり、誰かに話しかけられたり、ランチに誘われたりなど…他人の手によって時間を奪われることが多いのが現実です。

その他人から奪われる時間をいかにブロックするかです。

今、あなたが集中してやろうとしていることがあるなら、それに対して他人に奪われる時間をブロックしてください。

 

携帯の通知をオフにしてみたりとか、あまり気が乗らないお誘いは断ってみたりとか、他人に奪われそうな時間は自分自身でブロックするようにしてください。

自分の時間を死守しなければ、あなたがしないといけないことは終わりません。

 

タスクとタイムマネジメントの為にわたしがやっていることとは?

・タスクを明確に整理すること。

今自分がやるタスクが分からないということがないようにするということです。

やるべきことが分からない状態になっている人はきっとその物事に対しての勉強不足です。

もう一度、やることが明確になるまでそれを突き詰める必要がありますね。

 

・やらないといけないことを書きだしてみてる。

明確に整理できたら、書き出すのが大事です。タスクを忘れるということを防げます。

(書き出したら忘れても大丈夫です。覚えていようとするから大変なんです)

 

・タスクの順位を決める。

今日絶対やることから順番に順位を決めましょう。

この中で、次の日以降でも出来るものは曜日分けしてもいいかと思います。

 

・やらなくていいことは捨てる。

わたし自身も不要なタスクばかり気になってしまうことがあります。

家事にしても自分がすべてやらないといけないって思っていました。

でも、捨てれるものって探すと結構ありました。それを捨てることをしたら時間が作れるようになりました。

 

・やり始めたら決めたことに集中する

例えば、月曜と火曜はメルマガを5通する・水曜はブログ記事を書く・木曜は音声学習のみなどなど…

あれもこれもは集中できませんし、無理な話です。スーパーマンでないとあれもこれもこなすなんてことは出来ないんではないでしょうか…

 

・一度の時間でやらずに分散させる

例えば、朝の5分で今日のブログ記事のタイトルと流れを考える・昼にブログ記事を書き始める・夜にブログ記事のサムネイルを作って、記事をまとめるなどなど…

一日で少しでも空く時間があります。空いた時間って携帯さわっちゃったりしていませんか?

その小さな時間でも進めることできることってあるんですよ。それに気づけるとすき間時間でも上手く活用できます。

 

・絶対やらないことが終わらなければ寝ない

これくらいの強制力がないとタスクはこなせないです。

今日やるって決めたことを終わらせないと寝れないというくらいで片付けられれば、たまってしまうタスクは無くなるはずです。

(これは絶対に出来ないってことをタスクにはしないようにしてください。ただの苦痛になってしまうので…)

 

これをやれれば増えていくタスクを減らすことができますし、優先順位がしっかり決まります。

すき間時間を上手く使ってください。

 

まとめ

今、あなたが10時間のタスクを持っていたとします。

10時間のタスクをこなすためには、今すぐやらないといけない【重要なタスク】を見極めるということにあると思います。

重要なタスクに対して、集中してこなしていくことで、少しずつタスクは減ります。

タイムマネジメントにしても、それって絶対【必要な時間】かということです。

時間がないって言っている人のほとんどの人が、一日を思い返してみると、こんなことに時間使っているの?ってことがあるんです。

結構忙しいを言い訳にしていることが多い事に気づけるんではないでしょうか?

そういった時間を見つけて、その時間に出来ることを埋められるとどんどんタスクも減るし、時間も上手に使えます。

 

長くなりましたが、あなたが無駄に使っている時間を見直し、すき間時間も上手に使って、今あるタスクを終わらせるようにしましょうね(^^)

 

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わたしは、初心者さんへワードプレスのブログ作成方法を教えたり代行作成を行っています。

 

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